Yhdistyksessä jäsenistö koostuu yleensä monen alan ihmisistä, joilla on yhteinen tavoite - oman yhdistyksen toiminnan edistäminen ja pyörittäminen. Yhdistyksen alkutaipaleilla jäsenmäärän ollessa pienehkö tiedottaminen sujuu vielä sähköpostin välityksellä. Ennen internetin yleistymistä määräajoin ilmestynyt jäsenlehti oli varmasti se ykköstiedotuskanava.

Yhdistyksissäkin kuitenkin tapahtuu kokoajan jotakin. Viimehetken muutoksia ei voi tiedottaa jäsenlehdessä vaikka se ilmestyisi joka kuukausi. Siihen mennessä kun lehti on jaettu vastaanottajille, tieto on jo auttamattomasti vanhentunutta.

Siksipä moni yhdistys on "mennyt verkkoon". Nettisivut ovat erinomainen keino tiedottaa yhdistyksen toiminnasta. Nykyään käytännössä kaikki pääsevät nettiin, ja lisäksi tiedon jakaminen ei voisi olla helpompaa. Päivitetään haluttu tieto kerran sinne nettisivulle ja unohdetaan sähköpostilistat ja kuukauden päästä painettavat jäsenlehdet. Toki sähköpostitse lähetettävä uutiskirje on helppo toteuttaa.

Kun päätös yhdistyksen kotisivujen avaamisesta on tehty ja ne on julkaistu, ne jäävät usein oman onnensa nojaan. Sivut on teetetty ulkopuolisella palveluntarjoajalla kertaurakkana tai joku yhdistyksen jäsen, jolla on jonkinlainen taito tehdä nettisivuja on kyhännyt jotain kasaan. Sitten tämä jäsen on eronnut yhdistyksestä, saanut lapsen tms. ja tietojen päivittäminen on jäänyt toisten vastuulle tai kokonaan tekemättä.

Samaan aikaan kun sivuston sisältämä tieto mahdollisesti vanhentuu, vanhenee myös sivustoa pyörittävä ohjelmisto. Useimmiten käytössä on esimerkiksi Wordpress-, Joomla!- tai vastaava julkaisu-/sisällönhallintajärjestelmä (CMS = Content Management System). Ne ovat hyviä siinä, että niillä on helppo mahdollistaa jäsenien kirjautuminen sivustolle, jolloin heille saadaan näkymään vain jäsenille tarkoitettuja tietoja ja sisällön ylläpitäminen on helppoa.

Pieni kierros netissä osoitti, että suuri osa yhdistysten kotisivuista on jäänyt edelliselle vuosisadalle tai ainakin ollut artikkeleiden lisäystä lukuunottamatta koskematta vuosikaupalla. Tätä voi sanoa jo vaaralliseksi, erityisesti jos sivustolla on kirjautumista vaativia luottamuksellisia tietoja. Vanhentunut CMS on altis pahantekijöiden hyökkäyksille. Pahimmassa tapauksessa hyökkääjä vuotaa löytämänsä tiedot ja saastuttaa, kaataa tai tuhoaa koko sivuston.

Tiedätkö millä järjestelmällä yhdistyksesi kotisivut pyörivät? Milloin järjestelmä on viimeksi päivitetty? Esimerkiksi Wordpress oli joulukuussa 2014 jo versiossa 4.1 ja Joomlan 3-sarjassa ollaan 3.3.6:ssa. Edelliseen 2.5-sarjaan tuli samaan aikaan viimeinen päivitys 2.5.28, johon kyseisen sarjan kehitys päättyi 31.12.2014. Joomlan vanhoihin 1.5, 1.6 ja 1.7 versioihin ei ole tullut päivityksiä enää vuosiin.

Sivuston ohjelmistojen ylläpidosta ja tietoturvallisuudesta kannattaa pitää jatkuvasti huolta. Eikä sivuston ilmeenraikastuskaan silloin tällöin (muutaman vuoden välein) ole yhtään hullumpi idea. Tietenkin jos sivuston ulkoasu on ajaton, ei sitä tarvitse päivittää kovinkaan usein, pääasia että moottoria huolletaan säännöllisesti.